标点符号，字母大小写以及单词缩写是商务英语写作中不可缺少的，其作用在于帮助读者分清句子结构，正确理解文字含义。

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标点的用法：

(1)逗号(comma)

作用： 逗号用于表示停顿或分句之间的间隔。

用法：逗号用于分隔句中的各种语言成分，并表示一个停顿，一般用于以下几种情况：

位置：a. 在句中表示语气停顿的地方。

b. 在子句之前。

c. 在描述名词的一系列形容词之后。

d. 放在位于句首或句中的副词之后。

e. 将非主要信息和句子其他部分分开。

(2)句号 (period)

句号一般有两种用法

① 句号是放在句尾的符号，表示一句话结束。

② 句号还用于缩写字母。

(3)冒号 (colon)

作用：用于引出下文，如表列、说话中的直接引语或解释。

用法与位置：

① 冒号主要用于列举事物，引用话语或进行解释。

② 此外，冒号还用在“as follows”或“the following"的后面。

商务用词的大写

大写字母(Capital Letters)又称“Block letters”，“Upper case/print”,

一般用于句首，此外大写首字母还出现在以下几种情况中：

(1) 专有名词(proper nouns)。

(2) 在标题(title) 中也要大写单词首字母。

(3) 用于礼貌性称呼语(即Mr.,Mrs.,Miss.,Ms.)学衔(Dr.)和军衔(General)的首字母。

(4) 职务，职称，头衔以及组织的名称也要大写首字母。

(5) 在商务书信中，重要的字词常常被大写以引起读信人的注意。

(6) 商务英语写作中的副标题与小标题也需大写。

(7) 用于缩写词，如“a SWOT analysis”, “ASEAN”, “USA”等。

缩写 (Abbreviation)：

缩写在商务英语写作中有它独特的意义。

(1)商务英语中常用的几种缩写形式：

① 置于人名前后，表示身份、职衔、学位等

② 表示商业企业名称

③ 表示时间

④ 表示组织名称，一般由首字母组成

⑤合成方位词

⑥常用的拉丁词

(2)商务英语中不应使用缩写的地方：

① 某些头衔

② 星期、月、季节

③ 街道地址

④ 国名、城市名